Términos de Servicio
Última actualización: 8/12/2025
Bienvenido a ValidaTuFactura. Al utilizar nuestros servicios, aceptas cumplir con los presentes Términos de Servicio. Si no estás de acuerdo con alguno de los apartados, te recomendamos no utilizar la plataforma.
1. Objeto del servicio
ValidaTuFactura es una plataforma que permite verificar la validez de facturas electrónicas colombianas. Para cada factura que el usuario nos envía, extraemos datos clave como el CUFE y el valor total, y realizamos una consulta individual en los servicios de la DIAN para corroborar que la factura exista y que la información coincida con la registrada en sus sistemas.
No emitimos facturas, no reemplazamos a tu proveedor tecnológico ni a tu software de facturación, y el servicio no constituye asesoría contable, tributaria o legal. Nuestro objetivo es facilitar la verificación de la información, pero la responsabilidad final sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales recae en el usuario.
2. Cuentas de usuario y acceso
Para utilizar ciertas funcionalidades se te creara una cuenta. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales de acceso y de todas las actividades que se realicen bajo tu cuenta. Debes notificarnos de inmediato si detectas un acceso no autorizado o cualquier uso indebido de tu cuenta.
3. Planes, suscripciones y límites de uso
El servicio se ofrece bajo un modelo de suscripción con límites de peticiones máximas por día. Actualmente manejamos los planes Startup, Pro y Enterprise, cada uno con diferentes capacidades y condiciones de uso.
Los detalles de precios, límites diarios y características de cada plan se muestran en la plataforma y se pueden negociar con cada usuario despues de 3 meses de uso. Es tu responsabilidad seleccionar el plan adecuado para tus necesidades y respetar los límites de peticiones establecidos para tu suscripción.
4. Uso permitido del servicio
Te comprometes a utilizar ValidaTuFactura únicamente para fines legales y autorizados. En particular, queda prohibido:
- Utilizar la plataforma para validar o intentar validar documentos falsificados o ilícitos.
- Intentar vulnerar la seguridad, estabilidad o disponibilidad del servicio.
- Realizar un uso automatizado excesivo que pueda afectar negativamente a otros usuarios o a la plataforma.
- Interferir con los sistemas de la DIAN o utilizarlos de forma contraria a sus términos.
5. Relación con la DIAN
ValidaTuFactura se conecta en tiempo real con los servicios de la DIAN para realizar la corroboración de cada factura. Dependemos directamente de la disponibilidad, estabilidad y tiempos de respuesta de dichos servicios externos.
No garantizamos la disponibilidad permanente de las consultas, ni que la DIAN mantenga sin cambios sus mecanismos de verificación. No obstante, si la DIAN modifica la forma de validar las facturas, nos comprometemos a adaptar nuestros procesos de validación y la integración técnica sin costo adicional para los usuarios activos del servicio.
6. Disponibilidad del servicio y limitación de responsabilidad
Hacemos esfuerzos razonables para que la plataforma esté disponible de forma continua, pero no garantizamos que el servicio esté libre de interrupciones, errores o fallas técnicas. Existen factores fuera de nuestro control, como la infraestructura de terceros, la disponibilidad de la DIAN, servicios en la nube o incidencias de red.
En la máxima medida permitida por la ley aplicable, ValidaTuFactura no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o pérdida de beneficios derivados del uso o la imposibilidad de uso del servicio, incluyendo cuando la validación no pueda completarse por fallas en los sistemas de la DIAN u otros proveedores externos.
7. Propiedad intelectual
Todo el código fuente, diseño, logotipos, marcas, textos y demás contenidos de la plataforma pertenecen a ValidaTuFactura o se utilizan con las licencias correspondientes. El usuario conserva los derechos sobre los documentos y facturas que carga para su validación, pero nos concede una licencia limitada para procesarlos con el fin de prestar el servicio.
8. Soporte y contacto
Ofrecemos soporte a través de correo electrónico. Nuestro objetivo es responder a las solicitudes en un plazo máximo de 45 minutos, sujeto a la carga operativa y a eventuales incidencias técnicas. Los canales y horarios de soporte se indican en la plataforma y pueden actualizarse con el tiempo.
9. Terminación de la cuenta
Puedes solicitar la cancelación de tu cuenta en cualquier momento. Asimismo, podremos suspender o cerrar tu cuenta si detectamos un uso fraudulento, ilícito o que vulnere estos Términos de Servicio. La terminación de la cuenta no exime al usuario de las obligaciones de pago generadas con anterioridad.
10. Modificaciones a los Términos
Podemos actualizar estos Términos de Servicio cuando sea necesario para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Cuando se realicen modificaciones relevantes, se publicará la nueva versión en esta misma página con la fecha de actualización, ademas de notificarlo a los usuarios. El uso continuado de la plataforma después de la publicación de los cambios implica la aceptación de los nuevos términos.
11. Legislación aplicable
Estos Términos de Servicio se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia relacionada con la plataforma se someterá a la jurisdicción de las autoridades competentes en Colombia, sin perjuicio de las normas sobre protección al consumidor que puedan resultar aplicables.
Política de Privacidad
En ValidaTuFactura nos tomamos muy en serio la protección de tus datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información que nos proporcionas al utilizar la plataforma, de acuerdo con la legislación colombiana de protección de datos personales.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es ValidaTuFactura, quien define las finalidades y medios del tratamiento. Para ejercer tus derechos de datos personales o hacer consultas, podrás contactarnos a través del correo electrónico de soporte indicado en la plataforma.
2. Datos que recopilamos
Podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de datos:
- Datos de contacto: nombre, nombre de la empresa y correo electrónico que registras o nos proporcionas.
- Datos contenidos en las facturas y documentos: archivos que subes para su validación (por ejemplo, PDF, XML, ZIP, imágenes u otros formatos), incluyendo información como CUFE, valor total, datos del emisor y del receptor, NIT, razón social y demás campos que hagan parte de la factura electrónica.
- Registros de uso y logs: número de consultas realizadas, fecha y hora de cada validación, tipo de archivo enviado y resultados de la validación.
3. Finalidades del tratamiento
Utilizamos tus datos personales para las siguientes finalidades:
- Prestar el servicio de validación de facturas electrónicas frente a los sistemas de la DIAN.
- Verificar la autenticidad y consistencia de los datos incluidos en las facturas.
- Gestionar tu cuenta de usuario y tu suscripción al plan seleccionado.
- Realizar el seguimiento del uso del servicio (logs, límites de peticiones por día, etc.).
- Atender solicitudes de soporte y comunicaciones relacionadas con el servicio.
- Mejorar la seguridad, estabilidad y calidad de la plataforma.
4. Tratamiento de imágenes y OCR
Cuando las facturas o documentos se envían en formato de imagen, utilizamos un servicio de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) proporcionado por un tercero para extraer el CUFE y el valor total, con el fin de poder realizar la validación ante la DIAN.
Dicho proveedor actúa como encargado del tratamiento y procesa los datos únicamente para permitirnos prestar el servicio. Implementamos medidas contractuales y técnicas para proteger la confidencialidad de la información procesada por estos medios.
5. Base legal para el tratamiento
Tratamos tus datos personales sobre la base de: (i) la relación contractual derivada del uso de la plataforma y la suscripción a nuestros planes, y (ii) tu consentimiento informado al aceptar esta Política de Privacidad y cargar facturas o documentos para su validación.
6. Conservación de la información
La información de tus facturas y el historial de validaciones se conservarán durante el plazo asociado al plan que tengas contratado, según lo indicado en la plataforma. Una vez cumplido dicho plazo, los datos podrán ser eliminados de forma segura o anonimizados, salvo que sea necesario conservarlos por más tiempo para el cumplimiento de obligaciones legales o a pedido expreso del usuario.
Si decides darte de baja del servicio, podrás solicitar que se elimine el historial de tus facturas o que se te entregue previamente, de acuerdo con las opciones que ofrezca la plataforma en ese momento.
7. Compartición de datos con terceros
No vendemos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales. Únicamente compartimos información en los siguientes casos:
- Consulta ante la DIAN: enviamos el dato necesario que es el CUFE para verificar la existencia y validez de la factura en los sistemas de la DIAN.
- Proveedores tecnológicos: utilizamos servicios de infraestructura en la nube, bases de datos, seguridad y OCR que actúan como encargados del tratamiento y sólo procesan los datos siguiendo nuestras instrucciones.
- Cumplimiento legal: cuando sea requerido por una autoridad competente y de conformidad con la ley aplicable.
8. Seguridad de la información
Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales y la información contenida en las facturas frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Entre estas medidas se encuentran el uso de conexiones seguras, controles de acceso y buenas prácticas de seguridad en la infraestructura de la nube.
9. Derechos de los titulares de datos
Como titular de los datos personales tienes derecho a acceder, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tu información, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos de la normativa colombiana de protección de datos personales.
Para ejercer tus derechos, puedes contactarnos a través del correo electrónico de soporte indicado en la plataforma. Atenderemos tu solicitud dentro de los plazos establecidos por la ley aplicable.
10. Cambios en esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando se presenten cambios en las finalidades del tratamiento, en la plataforma o en la normativa aplicable. Cualquier modificación se publicará en esta misma página con la fecha de actualización. Te recomendamos revisar periódicamente este documento.